Un restaurant care deschide a doua sau a treia locatie observa repede ca regulile de la inceput nu mai sunt suficiente. Ce functiona cand proprietarul era zilnic in bucatarie devine greu de urmarit cand echipele lucreaza in locuri diferite, cu furnizori diferiti si cu programe diferite.
Stocurile, retetele, comenzile catre furnizori si vanzarile din fiecare locatie trebuie privite impreuna. Un sistem de tip ERP HoReCa poate aduna aceste informatii intr-un singur loc, astfel incat managementul sa vada situatia fiecarui restaurant fara sa astepte rapoartele trimise la sfarsitul saptamanii.
Diferenta se vede mai ales la costuri. In restaurante, marjele depind de detalii mici, repetate de sute de ori pe zi: o portie putin mai mare, un ingredient aruncat sau o livrare primita fara verificare.
Retetele si consumul de ingrediente
Fiecare preparat din meniu are o reteta cu ingrediente si cantitati. Cand aceste retete sunt introduse intr-un sistem ERP, fiecare vanzare scade automat din stoc ingredientele folosite, iar diferenta dintre consumul teoretic si cel real poate fi urmarita zilnic.
Diferentele mari intre ce arata reteta si ce s-a consumat de fapt pot avea mai multe explicatii: portii inegale, pierderi la preparare, produse expirate sau greseli la receptie. Fara date, toate acestea raman banuieli. Cu date, managerul poate discuta concret cu echipa din bucatarie si poate cauta impreuna cu ea solutii practice, fara acuzatii.
Pentru un control bun al costurilor, cateva informatii despre fiecare preparat ar trebui sa fie mereu actualizate, mai ales cand furnizorii isi schimba preturile:
- ingredientele si cantitatile din reteta
- costul actual al fiecarui ingredient
- pretul de vanzare din meniu
- marja obtinuta pe portie
- pierderile obisnuite la preparare
Comenzile catre furnizori
In multe restaurante, comenzile se fac la telefon sau prin mesaje, de catre bucatarul sef, pe baza a ceea ce vede in camera frigorifica. Platformele modulare, cum sunt solutii Odoo, pot propune cantitatile necesare pornind de la stocul existent si de la vanzarile din zilele similare.
Pentru mai multe locatii, comenzile pot fi centralizate de o singura persoana sau de un mic departament de achizitii. Un furnizor primeste o singura comanda mare, cu livrari separate pe restaurante, iar pretul negociat poate fi mai bun decat la comenzile mici trimise separat.
Receptia marfii devine si ea mai ordonata. Ce s-a comandat, ce a sosit si ce s-a facturat pot fi comparate pe loc, inainte ca furnizorul sa plece. Produsele lipsa sau deteriorate sunt notate imediat, iar discutia despre ele are loc cu documentele in fata.
Cum reduci greselile in gestionarea stocurilor
Inventarul este una dintre activitatile cele mai putin iubite din HoReCa. Se face des noaptea, dupa inchidere, de oameni obositi, iar rezultatele sunt introduse apoi manual in fisiere. Greselile sunt aproape inevitabile, iar corectarea lor dureaza uneori mai mult decat numaratoarea.
Cand stocul teoretic este calculat automat din vanzari si receptii, inventarul devine o verificare a diferentelor. Echipa numara produsele, de preferat in aceeasi ordine a rafturilor de fiecare data, iar sistemul arata imediat unde sunt abateri mari si unde merita cautata cauza.
Un inventar lunar facut in acelasi fel in toate locatiile poate urma o ordine simpla, usor de explicat echipei si de repetat chiar si cu oameni noi:
- numararea produselor pe zone de depozitare
- introducerea cantitatilor direct in aplicatie
- compararea cu stocul calculat automat
- analiza diferentelor mari impreuna cu echipa
- corectarea retetelor sau a procedurilor
Comparatia intre locatii
Cand toate restaurantele folosesc aceleasi retete si acelasi sistem, rezultatele lor pot fi comparate direct. O locatie cu pierderi mai mari la acelasi preparat poate invata de la una care lucreaza mai eficient, in aceleasi conditii.
Comparatia nu trebuie folosita ca instrument de presiune asupra oamenilor. Mai util este ca bunele practici sa fie impartasite intre echipe, de exemplu prin vizite ale bucatarilor intre locatii sau prin retete revizuite impreuna.
Managerii de locatie pot vedea si ei cum se situeaza fata de celelalte restaurante. Multi devin mai atenti la costuri cand isi vad cifrele alaturi de ale colegilor si incep sa propuna singuri imbunatatiri.
Echipa si ritmul din bucatarie
In bucatarie, timpul este mereu scurt. Orice instrument nou trebuie sa fie rapid si clar, altfel va fi evitat in orele aglomerate. Introducerea datelor trebuie gandita pentru momentele mai linistite ale zilei, nu pentru mijlocul serviciului de pranz.
Ospatarii si bucatarii lucreaza des cu norma redusa sau se schimba mai des decat in alte domenii. Instruirea trebuie sa fie scurta, repetata si legata de sarcinile lor zilnice, cu exemple din meniul restaurantului in care lucreaza.
Un responsabil in fiecare locatie, care stie sa raspunda la intrebari, ajuta mult in primele saptamani. Problemele mici sunt rezolvate pe loc, fara sa ajunga la birou, iar colegii noi invata mai repede de la cineva aflat langa ei.
Crestere fara pierderea controlului
Un grup de restaurante care isi cunoaste costurile poate deschide locatii noi cu mai multa siguranta. Retetele, procedurile si furnizorii sunt deja stabiliti, iar o locatie noua poate prelua modul de lucru existent din prima zi, fara sa reinventeze totul de la zero.
Datele adunate in timp arata si ce preparate merita pastrate in meniu. Unele sunt populare, dar aduc marje mici, altele se vand mai rar, dar sunt foarte rentabile. Meniul poate fi ajustat sezonier pe baza acestor cifre, pe langa gustul bucatarului sef.
Pe termen lung, ordinea in stocuri si costuri lasa mai mult timp pentru ce conteaza cu adevarat intr-un restaurant: mancarea buna, serviciul atent si oaspetii multumiti care revin si aduc prieteni.
